Warsztaty z zarządzania kryzysem

Cele szkolenia:

Rozpoznawanie i ocena sytuacji kryzysowych

Uczestnicy nauczą się identyfikować potencjalne kryzysy, oceniać ich skalę oraz wpływ na organizację, co pozwoli na szybką reakcję i ograniczenie negatywnych skutków.

Opracowanie planu zarządzania kryzysem

Szkolenie dostarczy wiedzy na temat tworzenia skutecznych planów zarządzania kryzysem, które obejmują strategie działania, komunikację i alokację zasobów.

Doskonalenie umiejętności komunikacyjnych w kryzysie

Uczestnicy dowiedzą się, jak prowadzić spójną, transparentną i efektywną komunikację z pracownikami, mediami i innymi interesariuszami podczas sytuacji kryzysowych.

Budowanie zespołu kryzysowego

Warsztaty pomogą zrozumieć, jak tworzyć i koordynować zespoły odpowiedzialne za zarządzanie kryzysem, aby zapewnić szybkie i skoordynowane działania.

Praktyczne zastosowanie strategii zarządzania kryzysem

Uczestnicy wezmą udział w symulacjach kryzysowych, które pozwolą im przetestować i doskonalić swoje umiejętności w realistycznych scenariuszach.

Opracowanie działań naprawczych i zapobiegawczych

Szkolenie nauczy, jak analizować przyczyny kryzysów i wprowadzać działania zapobiegawcze, które zminimalizują ryzyko ich wystąpienia w przyszłości.

Otrzymanie konstruktywnej informacji zwrotnej

Uczestnicy będą mieli możliwość omówienia swoich decyzji i strategii z ekspertami, co pozwoli na identyfikację obszarów do poprawy i dalsze doskonalenie.

Warsztaty z zarządzania kryzysem – dla kogo są przeznaczone

Kryzys rzadko zapowiada się z wyprzedzeniem. Wadliwa partia produktu, awaria systemu, wypadek w zakładzie, krytyczna publikacja w mediach, fala negatywnych komentarzy w social mediach, odejście kluczowego dostawcy czy zarzuty wobec członka zarządu – każda z tych sytuacji wymaga szybkich decyzji, często podejmowanych pod presją czasu i przy niepełnych informacjach. To, jak organizacja zachowa się w pierwszych godzinach, w dużej mierze decyduje o skali strat. Warsztaty przygotowują do tego momentu, zanim faktycznie nastąpi.

Warsztaty są szczególnie przydatne dla:

• właścicieli firm i członków zarządów, którzy w sytuacji kryzysowej podejmują ostateczne decyzje i reprezentują organizację na zewnątrz;
• rzeczników prasowych i specjalistów PR, odpowiedzialnych za komunikację z mediami i opinią publiczną;
• menedżerów operacyjnych – z produkcji, logistyki, IT czy obsługi klienta – którzy jako pierwsi dowiadują się o problemie i muszą ocenić jego wagę;
• pracowników działów HR i komunikacji wewnętrznej, którzy informują zespół i dbają o to, by pracownicy nie dowiadywali się o kryzysie z mediów;
• osób, które w przyszłości mają tworzyć zespół kryzysowy i chcą zrozumieć swoją rolę, zanim będzie potrzebna.

Warsztaty mają sens także w firmie, która nigdy nie przeszła poważnego kryzysu. Jednym z celów szkolenia jest wprowadzanie działań zapobiegawczych, a te najłatwiej zaplanować w spokojnym okresie.

Rozpoznanie i ocena kryzysu – od czego wszystko się zaczyna

Pierwszy cel warsztatów to umiejętność identyfikowania potencjalnych kryzysów i oceny ich skali oraz wpływu na organizację. W praktyce największym problemem bywa nie sam kryzys, ale zbyt późne zauważenie, że on już trwa. Sytuacje kryzysowe mają różne źródła, np.:

• operacyjne – awarie, przestoje, opóźnienia dostaw, problemy z jakością;
• wizerunkowe i medialne – krytyczne artykuły, reportaże, wypowiedzi, które obiegają media;
• internetowe – negatywne komentarze, opinie i wpisy, które szybko zyskują zasięg;
• wewnętrzne – konflikty z pracownikami, zwolnienia, nieprawidłowości w zespole;
• zewnętrzne – problemy partnerów, dostawców lub całej branży, które pośrednio dotykają Twoją firmę.

Ocena skali wymaga odpowiedzi na kilka pytań: kogo dotyczy problem, czy zagraża bezpieczeństwu ludzi, jak szybko się rozprzestrzenia, czy interesują się nim media, jakie może mieć skutki finansowe i jak długo może trwać. Od tych odpowiedzi zależy, czy wystarczy reakcja jednego działu, czy trzeba uruchomić cały zespół kryzysowy.

Jak przebiegają warsztaty – krok po kroku

1. Wybór wariantu i ustalenia – decydujesz, czy w warsztatach weźmie udział jedna osoba, czy zespół firmy; szczegóły organizacyjne ustalasz z nami przed realizacją.
2. Rozpoznawanie i ocena sytuacji kryzysowych – uczysz się identyfikować potencjalne kryzysy i oceniać ich skalę oraz wpływ na organizację.
3. Plan zarządzania kryzysem – poznajesz zasady tworzenia planu obejmującego strategie działania, komunikację i alokację zasobów.
4. Komunikacja w kryzysie – ćwiczysz spójną, transparentną i efektywną komunikację z pracownikami, mediami i innymi interesariuszami.
5. Zespół kryzysowy – dowiadujesz się, jak tworzyć i koordynować zespół, aby działania były szybkie i skoordynowane.
6. Symulacje kryzysowe – w realistycznych scenariuszach testujesz zdobyte umiejętności i podejmujesz decyzje tak, jak w prawdziwej sytuacji.
7. Działania naprawcze i zapobiegawcze – analizujesz przyczyny kryzysów i planujesz działania, które zmniejszą ryzyko ich wystąpienia w przyszłości.
8. Omówienie z ekspertami – Twoje decyzje i strategie są omawiane z ekspertami, co pozwala wskazać obszary do poprawy.

Co powinien zawierać plan zarządzania kryzysem

Plan kryzysowy nie jest dokumentem do szuflady. Ma pozwolić działać szybko wtedy, gdy nie ma czasu na długie narady. Dobry plan obejmuje zwykle:

• definicje i poziomy kryzysu – kiedy sytuacja jest jeszcze zwykłym problemem, a kiedy wymaga uruchomienia procedur;
• skład zespołu kryzysowego i role – kto decyduje, kto komunikuje, kto zbiera informacje, kto kontaktuje się z pracownikami, a kto z partnerami;
• ścieżkę powiadamiania – kto i w jakiej kolejności dowiaduje się o kryzysie, także poza godzinami pracy;
• mapę interesariuszy – pracowników, klientów, media, partnerów, inwestorów, urzędy oraz kanały dotarcia do każdej z tych grup;
• szablony komunikatów – wstępne oświadczenia, które można szybko uzupełnić faktami i opublikować;
• zasoby – ludzi, budżet, narzędzia i zastępstwa, które można natychmiast przekierować do działań kryzysowych;
• procedurę zamknięcia kryzysu – podsumowanie, analizę przyczyn i aktualizację planu.

Co dokładnie otrzymujesz

• umiejętność rozpoznawania potencjalnych kryzysów i oceniania ich skali oraz wpływu na organizację;
• wiedzę o tworzeniu planów zarządzania kryzysem – strategii działania, komunikacji i alokacji zasobów;
• praktykę spójnej, transparentnej i efektywnej komunikacji z pracownikami, mediami i interesariuszami;
• zasady budowania i koordynowania zespołu kryzysowego;
• doświadczenie z symulacji kryzysowych w realistycznych scenariuszach;
• wiedzę o analizie przyczyn kryzysów i planowaniu działań zapobiegawczych;
• konstruktywną informację zwrotną od ekspertów na temat Twoich decyzji i strategii.

Jak wybrać wariant: 1 osoba czy firma

• 1 osoba – 8000 zł – wariant dla osoby, która w swojej organizacji ma odpowiadać za przygotowanie na kryzys: rzecznika, menedżera, właściciela firmy lub specjalisty PR. Po warsztatach może ona przenieść zdobytą wiedzę do firmy, zainicjować prace nad planem i zaproponować skład zespołu kryzysowego.
• firma – 15 000 zł – wariant dla organizacji, która chce przygotować cały zespół. Zarządzanie kryzysem to praca zespołowa, a symulacja przeprowadzona przez osoby, które w prawdziwej sytuacji będą współpracować, pokazuje, gdzie gubi się informacja, kto podejmuje decyzje i jak szybko zespół dochodzi do wspólnego stanowiska. Liczbę uczestników i szczegóły organizacyjne omów z nami przed zamówieniem.

Jeśli w Twojej firmie nie ma jeszcze zespołu kryzysowego, wariant indywidualny będzie dobrym początkiem dla osoby, która ma go zbudować. Jeśli zespół istnieje lub chcesz od razu zaangażować zarząd i kierowników kluczowych działów, wybierz wariant dla firmy.

Kryzys a wizerunek marki w internecie i SEO

Dziś większość kryzysów ma też swoją internetową odsonę. Artykuły i wpisy z czasu kryzysu mogą przez długi czas pojawiać się w wynikach wyszukiwania na nazwę marki, a klienci, kandydaci do pracy i partnerzy biznesowi trafiają na nie przy pierwszym wyszukaniu firmy. Dlatego zarządzanie kryzysem warto połączyć z działaniami marketingowymi i SEO:

• monitoruj wzmianki o marce – im wcześniej zauważysz pierwszy krytyczny wpis, tym więcej masz czasu na reakcję;
• publikuj stanowisko na własnej stronie – oświadczenie lub zakładka z pytaniami i odpowiedziami daje mediom i klientom jedno, oficjalne źródło informacji;
• buduj wartościowe treści o marce – artykuły eksperckie, informacje o działaniach naprawczych i publikacje w jakościowych serwisach branżowych wzmacniają pozytywny obraz firmy w wynikach wyszukiwania;
• wspieraj te treści linkami – publikacje w dobrze dobranych serwisach, z anchorami zawierającymi nazwę marki i rozłożone w czasie, pomagają im zająć wysokie pozycje na zapytania brandowe;
• planuj z wyprzedzeniem – strona firmowa, profil w mediach społecznościowych i silna obecność w wynikach na nazwę marki zbudowane przed kryzysem działają jak bufor.

Jeśli po warsztatach chcesz opracować pełną strategię z naszym wsparciem, sprawdź usługę tworzenia strategii kryzysowej.

Dobre praktyki w zarządzaniu kryzysem

• reaguj szybko, nawet jeśli nie znasz jeszcze wszystkich faktów – krótka informacja, że sytuacja jest analizowana, jest lepsza niż milczenie;
• mów jednym głosem – ustal, kto wypowiada się w imieniu firmy, i pilnuj spójności komunikatów we wszystkich kanałach;
• informuj pracowników przed mediami albo równolegle z nimi – to oni odpowiadają na pytania klientów i znajomych;
• dokumentuj decyzje i działania – ułatwi to późniejszą analizę przyczyn i aktualizację planu;
• ćwicz regularnie – plan, którego nikt nie testował, w prawdziwej sytuacji często okazuje się niewykonalny.

Najczęstsze błędy

• „bez komentarza” – brak stanowiska sprawia, że narrację przejmują inni;
• sprzeczne wypowiedzi różnych osób z firmy, które podważają wiarygodność całej organizacji;
• szukanie winnych zamiast rozwiązań – odbiorcy oczekują przede wszystkim informacji, co firma robi, aby naprawić sytuację;
• pomijanie pracowników w komunikacji, przez co zespół dowiaduje się o problemie z mediów lub social mediów;
• brak jasnego podziału ról – kiedy wszyscy decydują, nikt nie decyduje;
• brak wniosków po kryzysie – bez analizy przyczyn i działań zapobiegawczych podobna sytuacja może się powtórzyć.

Najczęściej zadawane pytania

Ile kosztują warsztaty z zarządzania kryzysem?

Udział jednej osoby kosztuje 8000 zł, a wariant dla firmy – 15 000 zł.

Czy warsztaty mają sens, jeśli moja firma nie przeszła jeszcze kryzysu?

Tak. Warsztaty uczą rozpoznawania potencjalnych kryzysów, tworzenia planów i wprowadzania działań zapobiegawczych, a do tego najlepiej przygotować się w spokojnym okresie.

Czy warsztaty obejmują ćwiczenia praktyczne?

Tak. Uczestnicy biorą udział w symulacjach kryzysowych, w których testują i doskonalą swoje umiejętności w realistycznych scenariuszach.

Czy nauczymy się przygotować plan kryzysowy?

Tak. Szkolenie dostarcza wiedzy na temat tworzenia skutecznych planów zarządzania kryzysem, obejmujących strategie działania, komunikację i alokację zasobów.

Czy warsztaty dotyczą komunikacji z mediami?

Tak. Uczestnicy dowiadują się, jak prowadzić spójną, transparentną i efektywną komunikację z mediami, pracownikami i innymi interesariuszami.

Kto ocenia nasze decyzje podczas warsztatów?

Decyzje i strategie uczestników są omawiane z ekspertami. Dzięki temu łatwiej wskazać obszary do poprawy i dalej doskonalić umiejętności.

Czym różni się wariant „1 osoba” od wariantu „firma”?

Wariant „1 osoba” dotyczy udziału jednego uczestnika. Wariant „firma” pozwala przygotować zespół, który w razie kryzysu będzie działał wspólnie. Liczbę uczestników ustalisz z nami przed zamówieniem.

Kto z firmy powinien wziąć udział w warsztatach?

Najlepiej osoby, które w prawdziwej sytuacji tworzyłyby zespół kryzysowy: przedstawiciel zarządu, osoba odpowiedzialna za komunikację i PR, kierownicy kluczowych działów oraz osoba odpowiedzialna za komunikację z pracownikami.

Czy pomagacie także w kryzysie, który już trwa?

Warsztaty przygotowują do działania. Jeśli potrzebujesz wsparcia w bieżącej sytuacji, sprawdź nasze kryzysowe działania PR.

Gdzie znajduje się Wasze biuro?

Biuro SEOSEM24 mieści się w Krakowie przy ul. Rybitwy 22/325. Klientów z całej Polski obsługujemy zdalnie. W sprawie szczegółów warsztatów skontaktuj się z nami przez stronę Kontakt.