Tworzenie stron www
Marketing
Pozycjonowanie
PR
Inne
O nas
Sklep
Blog Kontakt

Macola

Macola to ERP dla firm produkcyjnych, wspierający zarządzanie finansami, sprzedażą, produkcją i magazynem. Elastyczny system ERP, który dostosowuje się do specyficznych potrzeb firm produkcyjnych.
Macola ERP – integracja ze stroną, sklepem, portalem B2B i raportami

Macola w firmie produkcyjnej lub dystrybucyjnej: połączmy ją z tym, co widzą Twoi klienci

Macola to system ERP tworzony z myślą o małych i średnich producentach oraz dystrybutorach, obecnie rozwijany przez ECI Software Solutions, a wcześniej przez lata znany jako Exact Macola. Dobrze porządkuje produkcję, magazyn, zakupy, sprzedaż i finanse. Klienci firmy nie widzą jednak ERP, tylko stronę, sklep, portal zamówień czy status dostawy. Jeśli te kanały nie są połączone z Macolą, ktoś w firmie przepisuje dane ręcznie, a klient dostaje informacje sprzed kilku dni.

Poniżej znajdziesz kompendium o systemie Macola: jego funkcjach, zaletach i najczęstszych pytaniach. W sekcjach wokół niego opisujemy to, czym zajmujemy się na co dzień: projektujemy sklepy internetowe, portale B2B i strony firmowe, a następnie łączymy je z ERP tak, by zamówienia, stany i dane produktowe przepływały automatycznie. Nie sprzedajemy licencji Macola i nie konfigurujemy samego systemu – to zadanie producenta lub jego partnera, z którym współpracujemy przy projekcie. Inne systemy omówione są w dziale systemy ERP.

3 typy produkcji, dla których producent opisuje Macolę: na zamówienie, na magazyn oraz procesową i partiową
6 kanałów, które najczęściej łączymy z ERP: sklep, portal B2B, katalog produktów, CRM, EDI i raporty
5 obszarów danych, które uzgadniamy przed integracją: produkty, stany, zamówienia, kontrahenci i dokumenty
6 etapów naszej pracy – od warsztatu z zespołem i partnerem ERP po monitoring po starcie
Macola

Macola to zaawansowane rozwiązanie ERP (Enterprise Resource Planning), które zostało zaprojektowane z myślą o firmach średniej wielkości, chcących zautomatyzować swoje procesy biznesowe, poprawić efektywność i uzyskać pełną kontrolę nad operacjami. System ten zyskał popularność w wielu branżach, w tym w produkcji, dystrybucji oraz handlu detalicznym, oferując funkcje umożliwiające zarządzanie finansami, zapasami, produkcją, sprzedażą oraz zakupami.

Macola jest rozwiązaniem, które umożliwia integrację różnych obszarów działalności firmy, co w efekcie prowadzi do zwiększenia efektywności i lepszej organizacji pracy. Dzięki elastyczności i rozbudowanym funkcjonalnościom, Macola stała się jednym z wiodących systemów ERP wśród firm szukających kompleksowych rozwiązań do zarządzania swoim biznesem. System zapewnia pełną automatyzację procesów, a jego wdrożenie pozwala na lepsze prognozowanie i podejmowanie decyzji opartych na danych, co jest nieocenione w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym.

Macola a lokalny rynek

System Macola jest coraz częściej wybierany przez przedsiębiorstwa działające na rynku lokalnym, zarówno w Polsce, jak i w innych krajach, dzięki swojej wszechstronności i zdolności do adaptacji do specyfiki lokalnych rynków. System ten jest szczególnie popularny w branżach wymagających złożonych procesów produkcyjnych, logistycznych oraz handlowych. Jego rozbudowane moduły, dedykowane funkcje oraz możliwość integracji z innymi systemami pozwalają firmom dostosować go do swoich specyficznych potrzeb i wymagań.

Macola jest także chętnie wybierana przez firmy, które działają na rynku międzynarodowym. Jako system ERP, który obsługuje wiele języków i walut, Macola pozwala na zarządzanie międzynarodowymi operacjami biznesowymi z jednego miejsca. Integracja z systemami bankowymi, a także możliwość obsługi różnorodnych norm podatkowych i księgowych, stanowi ogromne wsparcie w przypadku przedsiębiorstw, które prowadzą działalność w wielu krajach.

Co więcej, lokalni partnerzy wdrożeniowi i dostawcy usług wspierają proces implementacji systemu, co jest istotnym atutem dla firm, które potrzebują wsparcia technicznego oraz doradztwa dostosowanego do polskich realiów. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą liczyć na profesjonalną pomoc zarówno w zakresie samego wdrożenia, jak i bieżącego wsparcia, co czyni implementację Macola bezpieczną i efektywną.

Funkcje systemu Macola

System ERP Macola oferuje szeroki wachlarz funkcji, które odpowiadają na potrzeby różnych branż i typów przedsiębiorstw. Jednym z kluczowych atutów Macola jest jego modułowość, która pozwala na dopasowanie systemu do indywidualnych wymagań firmy. Poniżej przedstawiamy najważniejsze funkcje, które wyróżniają Macola na tle innych systemów ERP.

Zarządzanie produkcją i magazynem Macola pozwala na efektywne zarządzanie procesami produkcyjnymi oraz kontrolowanie zapasów. Dzięki modułowi produkcji, przedsiębiorstwa mogą łatwo planować i kontrolować wszystkie etapy produkcji, od zamówienia surowców po gotowy produkt. System wspiera zarządzanie różnorodnymi procesami produkcyjnymi, takimi jak produkcja na zlecenie, produkcja seryjna czy produkcja na magazyn. Automatyczne generowanie zamówień na materiały oraz ścisła kontrola stanów magazynowych pozwalają na zminimalizowanie ryzyka niedoborów lub nadwyżek zapasów.

Zarządzanie sprzedażą i zakupami Macola posiada moduł sprzedaży, który wspiera przedsiębiorstwa w zarządzaniu procesem sprzedaży, począwszy od ofert, poprzez przyjmowanie zamówień, aż po fakturowanie i wysyłkę. Dzięki integracji z magazynem, system umożliwia bieżące monitorowanie dostępności produktów, a także ścisłą kontrolę nad rabatami i cenami. Moduł zakupów, z kolei, wspiera procesy związane z pozyskiwaniem towarów i usług, umożliwiając pełną automatyzację składania zamówień oraz monitorowanie stanu dostaw.

Zarządzanie finansami System Macola oferuje rozbudowane narzędzia do zarządzania finansami, które wspierają zarówno księgowość, jak i raportowanie finansowe. Moduł finansów umożliwia kontrolowanie przepływów gotówkowych, monitorowanie zobowiązań i należności, generowanie raportów oraz obsługę różnych typów transakcji. Dzięki Macola przedsiębiorcy mogą łatwo monitorować kondycję finansową firmy oraz podejmować szybkie decyzje, bazując na bieżących danych.

Integracja z systemami zewnętrznymi Macola wyróżnia się także możliwością integracji z innymi systemami, takimi jak systemy CRM, e-commerce, czy systemy płacowe. Dzięki rozbudowanej architekturze API i wsparciu dla integracji, Macola może współpracować z popularnymi platformami sprzedażowymi i sklepami internetowymi, umożliwiając synchronizację danych o zamówieniach, zapasach i klientach. Taka integracja ułatwia zarządzanie sprzedażą wielokanałową oraz zapewnia spójność danych w różnych systemach.

Raportowanie i analiza danych System Macola oferuje również funkcje zaawansowanego raportowania i analizy danych, które wspierają podejmowanie decyzji na poziomie strategicznym. Dzięki intuicyjnym narzędziom do generowania raportów, użytkownicy mogą tworzyć spersonalizowane zestawienia, które pomogą w ocenie efektywności procesów biznesowych. Macola umożliwia także analizowanie danych w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybsze reagowanie na zmieniające się warunki rynkowe i operacyjne.

Te funkcje sprawiają, że Macola jest kompleksowym rozwiązaniem ERP, które odpowiada na potrzeby zarówno małych, jak i średnich przedsiębiorstw, umożliwiając im sprawne zarządzanie wszystkimi aspektami działalności.

Zalety i korzyści wynikające z wdrożenia systemu Macola

Wdrożenie systemu ERP Macola wiąże się z wieloma korzyściami, które mogą znacząco poprawić efektywność operacyjną i finansową przedsiębiorstwa. Poniżej przedstawiamy najważniejsze zalety systemu, które sprawiają, że jest on wybierany przez wiele firm na całym świecie.

Zwiększenie efektywności operacyjnej
Jednym z głównych atutów systemu Macola jest jego zdolność do automatyzacji wielu procesów biznesowych. Dzięki integracji różnych działów przedsiębiorstwa – od produkcji, przez sprzedaż, aż po finanse – system eliminuje potrzebę ręcznego wprowadzania danych, co zmniejsza ryzyko błędów i oszczędza czas. Automatyzacja procesów, takich jak generowanie zamówień, fakturowanie czy monitorowanie stanów magazynowych, pozwala pracownikom skoncentrować się na bardziej strategicznych zadaniach, co przekłada się na wyższą wydajność firmy.

Redukcja kosztów operacyjnych
Dzięki precyzyjnej kontroli nad procesami, Macola pomaga w redukcji nadwyżek zapasów oraz optymalizacji procesów produkcyjnych, co skutkuje obniżeniem kosztów operacyjnych. Lepsza kontrola nad procesem produkcji i zarządzaniem zapasami pozwala uniknąć sytuacji, w których firma ponosi koszty związane z nadmiernym magazynowaniem towarów lub opóźnieniami w produkcji. System umożliwia także lepsze zarządzanie płynnością finansową, co pozwala uniknąć kosztów związanych z niewłaściwym gospodarowaniem gotówką.

Lepsze podejmowanie decyzji
Dzięki rozbudowanym funkcjom raportowania i analizie danych, Macola umożliwia menedżerom i właścicielom firm szybkie podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych i aktualnych informacjach. System generuje raporty w czasie rzeczywistym, co pozwala na bieżąco monitorować sytuację finansową, stan zapasów, wyniki sprzedaży i inne kluczowe wskaźniki. Dostępność takich informacji w jednym miejscu ułatwia podejmowanie szybkich decyzji, które mogą mieć istotny wpływ na dalszy rozwój firmy.

Skalowalność i elastyczność
Macola jest systemem modułowym, co oznacza, że można go dostosować do rozwoju firmy. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa, system może zostać rozszerzony o dodatkowe funkcje, takie jak nowe moduły produkcji, sprzedaży czy finansów. Dzięki temu Macola rośnie razem z firmą, dostosowując się do jej zmieniających się potrzeb. Skalowalność systemu sprawia, że może on być wykorzystywany zarówno przez małe, jak i średniej wielkości przedsiębiorstwa, a także przez firmy, które planują ekspansję na nowe rynki.

Usprawnienie współpracy między działami
Integracja różnych działów przedsiębiorstwa w jednym systemie ERP ułatwia współpracę i przepływ informacji. Dzięki Macola wszystkie dane są dostępne w czasie rzeczywistym, co pozwala na lepszą koordynację działań między działem sprzedaży, produkcji, magazynem i finansami. Zwiększenie transparentności procesów sprawia, że firmy mogą szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i wewnętrzne potrzeby.

Wysoka jakość obsługi klienta
System Macola pozwala na lepszą organizację i monitorowanie procesów związanych z obsługą klienta, od momentu przyjęcia zamówienia, przez jego realizację, aż po dostarczenie towaru. Dzięki temu firma może szybciej reagować na potrzeby klientów, poprawiając tym samym jakość obsługi. Wdrożenie systemu pozwala na pełną automatyzację wielu procesów, takich jak wystawianie faktur, co przekłada się na szybsze realizowanie zamówień i większą satysfakcję klientów.

Zgodność z regulacjami prawnymi
Macola jest systemem, który zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa, zarówno na poziomie krajowym, jak i międzynarodowym. System umożliwia generowanie dokumentów zgodnych z wymaganiami podatkowymi oraz umożliwia raportowanie do odpowiednich instytucji, takich jak urzędy skarbowe. Dzięki temu firmy mogą uniknąć problemów związanych z naruszeniem przepisów prawa, a także zmniejszyć ryzyko nałożenia kar finansowych.

Wsparcie i aktualizacje
Macola zapewnia swoim użytkownikom regularne aktualizacje, które wprowadzają nowe funkcjonalności oraz poprawiają bezpieczeństwo systemu. Wsparcie techniczne jest dostępne dla użytkowników systemu, co pozwala na szybkie rozwiązanie ewentualnych problemów i zapewnienie ciągłości pracy firmy. Dzięki stałemu wsparciu Macola, firmy mogą być pewne, że ich system ERP będzie działał bez zakłóceń, a wszelkie nowe funkcjonalności będą na bieżąco wdrażane.

Podsumowanie na temat Macola

System ERP Macola jest kompleksowym rozwiązaniem, które może znacznie podnieść efektywność operacyjną firm, zapewniając im narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych, zarządzania zapasami, produkcją i finansami. Dzięki integracji różnych działów w jednym systemie, umożliwia on łatwiejszą współpracę, szybsze podejmowanie decyzji i precyzyjniejsze zarządzanie zasobami. Macola pozwala na redukcję kosztów, zwiększenie wydajności, a także zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi. Ponadto, elastyczność i skalowalność systemu sprawiają, że może on rosnąć wraz z firmą, dostosowując się do jej zmieniających się potrzeb. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zyskać większą kontrolę nad swoimi operacjami, co prowadzi do poprawy jakości obsługi klienta i ogólnej rentowności.

Więcej na temat systemów ERP znajdziesz tutaj: https://www.seosem24.pl/erp/

Zachęcamy również do komentowania i dzielenia się swoimi doświadczeniami z systemami ERP. Twoja opinia jest dla nas ważna!

Najczęściej zadawane pytania na temat Macola

Jakie są główne funkcje systemu Macola?
System Macola oferuje szereg funkcji, które wspierają zarządzanie przedsiębiorstwem, takich jak kontrola zapasów, zarządzanie produkcją, planowanie finansowe, zarządzanie zamówieniami, księgowość, analizy danych oraz raportowanie. Dzięki tym funkcjom umożliwia on płynne zarządzanie operacjami biznesowymi oraz monitorowanie wszystkich procesów w firmie w czasie rzeczywistym.

Czy system Macola jest odpowiedni dla małych firm?
Macola jest w głównej mierze rozwiązaniem dla średnich i dużych firm, które potrzebują zintegrowanego systemu ERP do zarządzania bardziej skomplikowanymi operacjami. Choć system ten oferuje wiele funkcji, małe firmy mogą uznać go za zbyt rozbudowane rozwiązanie, które nie jest w pełni dopasowane do ich mniejszych potrzeb.

Jakie branże mogą skorzystać z systemu Macola?
System Macola jest szczególnie popularny w branżach produkcyjnych, dystrybucyjnych oraz detalicznych, gdzie zarządzanie zapasami, produkcją i finansami jest kluczowe. Dzięki elastycznym modułom, może być również dostosowany do innych branż, w tym usługowych i logistycznych.

Czy system Macola wspiera mobilność?
Tak, system Macola oferuje opcje mobilne, które umożliwiają użytkownikom dostęp do danych i funkcji systemu za pomocą urządzeń mobilnych. Dzięki temu pracownicy mogą zdalnie monitorować procesy, zarządzać zapasami i generować raporty, co zwiększa elastyczność i efektywność pracy.

Czy Macola integruje się z innymi systemami?
Tak, system Macola oferuje możliwość integracji z innymi aplikacjami i systemami, takimi jak CRM, systemy płacowe, systemy zarządzania relacjami z klientami i innymi platformami zewnętrznymi. Dzięki tej elastyczności, Macola może stanowić centralny punkt zarządzania przedsiębiorstwem, integrując się z już istniejącymi rozwiązaniami.

Jak wygląda proces wdrożenia systemu Macola?
Wdrożenie systemu Macola obejmuje kilka kluczowych etapów: przygotowanie, instalacja, konfiguracja, testowanie, szkolenia i wsparcie po wdrożeniu. Zwykle wymaga to zaangażowania zespołu technicznego, który dostosowuje system do indywidualnych potrzeb firmy, co może zająć od kilku tygodni do kilku miesięcy w zależności od skali firmy i wymagań.

Jakie są koszty związane z wdrożeniem Macola?
Koszty wdrożenia systemu Macola zależą od wielu czynników, takich jak liczba użytkowników, skomplikowanie wymagań, liczba modułów, które firma chce wdrożyć, oraz ewentualne potrzeby w zakresie dostosowania systemu. Zwykle wdrożenie wiąże się z jednorazowym kosztem licencji, kosztami związanymi z implementacją oraz późniejszymi kosztami utrzymania.

Czy system Macola jest skalowalny?
Tak, Macola jest systemem skalowalnym, co oznacza, że może rosnąć razem z firmą. Dzięki temu może obsługiwać zarówno małe, jak i duże organizacje, a także dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych, na przykład przez dodanie nowych modułów lub funkcji.

Jakie są korzyści z używania systemu Macola?
Korzyści z użytkowania Macola obejmują lepsze zarządzanie zapasami, zwiększenie efektywności operacyjnej, automatyzację procesów biznesowych, lepsze raportowanie i prognozowanie, a także usprawnienie komunikacji między działami firmy. System pozwala na centralne zarządzanie wszystkimi procesami, co umożliwia szybsze podejmowanie decyzji i poprawia kontrolę nad przedsiębiorstwem.

Czy system Macola jest zgodny z regulacjami prawnymi?
Tak, Macola zapewnia zgodność z różnymi przepisami prawnymi, w tym z regulacjami dotyczącymi podatków, sprawozdawczości finansowej oraz przepisami związanymi z ochroną danych. System jest regularnie aktualizowany, aby spełniał wymagania prawne w różnych krajach.

Comarch optimaComarch OptimaComarch Optima to kompleksowy system ERP wspierający zarządzanie firmą w obszarach księgowości, kadr, magazynu i sprzedaży, który usprawnia codzienne procesy, zwiększa efektywność działań oraz zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami.Zobacz Comarch xlComarch XLComarch XL to zaawansowany system ERP przeznaczony dla średnich i dużych firm, który integruje procesy produkcyjne, logistyczne, finansowe i sprzedażowe, umożliwiając efektywne zarządzanie zasobami oraz optymalizację kosztów działalności.Zobacz Enova365enova365enova365 to nowoczesny system ERP dostępny w chmurze i wersji stacjonarnej, który wspiera zarządzanie firmą w obszarach finansów, kadr, sprzedaży i procesów biznesowych, zapewniając elastyczność, skalowalność i zgodność z przepisami.Zobacz Symfonia erpSymfonia ERPSymfonia ERP to zintegrowany system wspomagający zarządzanie firmą w zakresie finansów, kadr, logistyki i produkcji, który umożliwia automatyzację procesów, kontrolę kosztów oraz dostosowanie funkcjonalności do specyfiki działalności.Zobacz Insert Subiekt GTInsert Subiekt GTInsert Subiekt GT to nowoczesny system sprzedażowy dla małych i średnich firm, który umożliwia kompleksową obsługę magazynu, fakturowanie, zarządzanie klientami oraz integrację z księgowością, usprawniając codzienną pracę przedsiębiorstwa.Zobacz Streamsoft PrestiżStreamsoft PrestiżStreamsoft Prestiż to rozbudowany system ERP dla firm produkcyjnych, handlowych i usługowych, który integruje zarządzanie procesami biznesowymi, logistyką, finansami i kadrami, wspierając rozwój i zwiększając efektywność operacyjną.Zobacz SAP Business OneSAP Business OneSAP Business One to kompleksowy system ERP dla małych i średnich firm, który integruje zarządzanie finansami, sprzedażą, magazynem i produkcją, wspierając automatyzację procesów, analizę danych i rozwój przedsiębiorstwa.Zobacz SAP S 4HANASAP S/4HANASAP S/4HANA to zaawansowany system ERP oparty na technologii in-memory, który umożliwia kompleksowe zarządzanie dużymi organizacjami, integrując procesy finansowe, logistyczne, produkcyjne i analityczne w czasie rzeczywistym.Zobacz Microsoft DynamicsMicrosoft Dynamics 365Microsoft Dynamics 365 to modułowy system ERP i CRM w chmurze, który łączy zarządzanie finansami, sprzedażą, obsługą klienta i operacjami, umożliwiając elastyczne dopasowanie rozwiązań do potrzeb rozwijającego się przedsiębiorstwa.Zobacz OdooOdooOdoo to elastyczny, open source’owy system ERP, który integruje moduły sprzedaży, księgowości, magazynu, produkcji i marketingu, umożliwiając kompleksowe zarządzanie firmą oraz dopasowanie funkcji do specyfiki działalności.Zobacz Oracle NetSuiteOracle NetSuiteOracle NetSuite to kompleksowy system ERP w chmurze, przeznaczony dla firm o różnej skali, który integruje finanse, CRM, e-commerce i zarządzanie operacyjne, wspierając automatyzację procesów i globalny rozwój przedsiębiorstw.Zobacz EpicorEpicorEpicor to skalowalny system ERP dedykowany firmom produkcyjnym, handlowym i usługowym, który integruje procesy operacyjne, finansowe i logistyczne, wspierając automatyzację, rozwój technologiczny i efektywne zarządzanie zasobami.Zobacz Sage X3Sage X3Sage X3 to zaawansowany system ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw, który usprawnia zarządzanie finansami, produkcją, łańcuchem dostaw i projektami, oferując elastyczność, skalowalność i pełną kontrolę nad procesami biznesowymi.Zobacz Exact GlobeExact GlobeExact Globe to zintegrowany system ERP przeznaczony dla małych i średnich firm, który wspiera zarządzanie finansami, logistyką, produkcją i kadrami, umożliwiając pełną kontrolę nad procesami i optymalizację codziennej działalności.Zobacz Streamsoft ProStreamsoft ProStreamsoft Pro to elastyczny system ERP dla małych i średnich firm, który wspiera zarządzanie sprzedażą, magazynem, finansami i kadrami, umożliwiając automatyzację procesów i dopasowanie funkcji do specyfiki działalności.Zobacz SAP Business ByDesignSAP Business ByDesignSAP Business ByDesign to chmurowy system ERP dla rosnących firm i jednostek globalnych, który integruje finanse, sprzedaż, HR i zarządzanie projektami, oferując skalowalność, automatyzację procesów i pełny wgląd w dane biznesowe.Zobacz Oracle CloudOracle CloudOracle Cloud to kompleksowa platforma chmurowa oferująca rozwiązania ERP, HCM, SCM i analitykę danych, która wspiera automatyzację procesów biznesowych, poprawia bezpieczeństwo operacji i umożliwia skalowanie działań w globalnym środowisku.Zobacz Asseco SoftlabAsseco SoftlabAsseco Softlab to zintegrowany system ERP dla średnich i dużych firm, który wspiera zarządzanie finansami, produkcją, kadrami i logistyką, umożliwiając optymalizację procesów, elastyczne raportowanie i dostosowanie do potrzeb branżowych.Zobacz IFS ApplicationsIFS ApplicationsIFS Applications to zaawansowany system ERP dla firm z sektora przemysłowego, serwisowego i projektowego, który integruje zarządzanie operacjami, zasobami, finansami i serwisem, wspierając efektywność oraz elastyczność biznesową.Zobacz Unit4Unit4Unit4 to nowoczesny system ERP dla organizacji usługowych, edukacyjnych i sektora publicznego, który automatyzuje procesy finansowe, kadrowe i projektowe, wspierając elastyczność, produktywność i dostosowanie do dynamicznych zmian.Zobacz DeltekDeltekDeltek to specjalistyczny system ERP dla firm projektowych i instytucji rządowych, który wspiera zarządzanie projektami, finansami, zasobami i zgodnością, zapewniając pełną kontrolę nad realizacją celów i optymalizacją wydajności.Zobacz Blue YonderBlue YonderBlue Yonder to zaawansowana platforma oparta na sztucznej inteligencji, która wspiera planowanie łańcucha dostaw, zarządzanie zapasami i optymalizację logistyki, umożliwiając firmom podejmowanie trafnych decyzji w czasie rzeczywistym.Zobacz QADQADQAD to specjalistyczny system ERP dla firm produkcyjnych, który wspiera zarządzanie finansami, łańcuchem dostaw, produkcją i jakością, zapewniając elastyczność, zgodność z regulacjami i skuteczne dostosowanie do zmieniających się rynków.Zobacz SYSPROSYSPROSYSPRO to system ERP dedykowany firmom produkcyjnym i dystrybucyjnym, który integruje zarządzanie finansami, magazynem, produkcją i relacjami z klientami, wspierając automatyzację procesów oraz rozwój w dynamicznym otoczeniu rynkowym.Zobacz AbasAbasAbas to elastyczny system ERP dla firm produkcyjnych i handlowych, który wspiera zarządzanie finansami, logistyką, produkcją i serwisem, umożliwiając automatyzację procesów, skalowalność rozwiązań i pełną kontrolę operacyjną.Zobacz ERPNextERPNextERPNext to open source’owy system ERP dla małych i średnich firm, który integruje moduły sprzedaży, zakupów, księgowości, kadr, produkcji i CRM, oferując elastyczność, niskie koszty wdrożenia i intuicyjną obsługę.Zobacz OpenbravoOpenbravoOpenbravo to modułowy system ERP w chmurze, przeznaczony głównie dla firm handlowych i detalicznych, który wspiera zarządzanie sprzedażą, zapasami, finansami i punktami sprzedaży, zapewniając elastyczność i integrację kanałów.Zobacz MetasfreshMetasfreshMetasfresh to otwartoźródłowy system ERP dla średnich firm, który wspiera zarządzanie sprzedażą, zakupami, magazynem, produkcją i finansami, oferując nowoczesny interfejs, wysoką skalowalność oraz elastyczne możliwości rozbudowy.Zobacz ProAlphaProAlphaProAlpha to kompleksowy system ERP dla firm przemysłowych i handlowych, który integruje procesy produkcyjne, logistyczne, finansowe i zarządcze, wspierając automatyzację, kontrolę kosztów oraz długofalowy rozwój przedsiębiorstwa.Zobacz TallyTallyTally to prosty i wydajny system ERP dla małych i średnich firm, który wspiera zarządzanie księgowością, fakturowaniem, magazynem i podatkami, umożliwiając szybką obsługę finansów i zgodność z lokalnymi przepisami rachunkowymi.Zobacz DolibarrDolibarrDolibarr to darmowy, open source’owy system ERP i CRM dla małych firm, który integruje zarządzanie sprzedażą, finansami, projektami, magazynem i relacjami z klientami, oferując prostotę obsługi i łatwe dopasowanie do potrzeb biznesu.Zobacz TrytonTrytonTryton to modułowy, open source’owy system ERP dla średnich firm, który umożliwia zarządzanie finansami, sprzedażą, zakupami, magazynem i projektami, oferując elastyczność, bezpieczeństwo danych i możliwość dostosowania do potrzeb branży.Zobacz ZohoZohoZoho to zintegrowany pakiet aplikacji biznesowych w chmurze, który wspiera zarządzanie sprzedażą, marketingiem, księgowością, projektami i obsługą klienta, oferując elastyczne rozwiązania dla firm każdej wielkości i branży.Zobacz FishbowlFishbowlFishbowl to system ERP i zarządzania magazynem dla firm produkcyjnych i handlowych, który integruje inwentaryzację, produkcję, zamówienia i księgowość, oferując rozszerzenia dla QuickBooks i usprawniając kontrolę nad zapasami.Zobacz BrightpearlBrightpearlBrightpearl to chmurowy system ERP stworzony dla firm handlu detalicznego i e-commerce, który automatyzuje zarządzanie zamówieniami, zapasami, księgowością i obsługą klienta, wspierając szybszy rozwój i lepszą kontrolę operacyjną.Zobacz PlexPlexPlex to chmurowy system ERP dla firm produkcyjnych, który integruje zarządzanie produkcją, jakością, magazynem i finansami, oferując wgląd w czasie rzeczywistym, automatyzację procesów oraz zwiększenie efektywności operacyjnej.Zobacz Infor M3Infor M3Infor M3 to zaawansowany system ERP dla średnich i dużych firm z branży produkcyjnej, dystrybucyjnej i modowej, który wspiera zarządzanie łańcuchem dostaw, finansami i produkcją, oferując elastyczność i wielojęzyczne środowisko pracy.Zobacz Infor CloudsuiteInfor CloudSuiteInfor CloudSuite to kompleksowy pakiet chmurowych rozwiązań ERP dla wybranych branż, który integruje zarządzanie finansami, produkcją, łańcuchem dostaw i serwisem, oferując skalowalność, automatyzację i branżową specjalizację.Zobacz WorkdayWorkdayWorkday to nowoczesna platforma chmurowa ERP skoncentrowana na zarządzaniu kapitałem ludzkim i finansami, która wspiera rekrutację, płace, analitykę oraz planowanie, zapewniając elastyczność, bezpieczeństwo i intuicyjną obsługę.Zobacz RamcoRamcoRamco to zintegrowany system ERP w chmurze, przeznaczony dla firm z branży lotniczej, logistycznej i produkcyjnej, który wspiera zarządzanie finansami, HR, łańcuchem dostaw i serwisem, oferując automatyzację i mobilny dostęp.Zobacz DelmiaWorksDelmiaWorksDelmiaWorks to system ERP dedykowany firmom produkcyjnym, który integruje zarządzanie produkcją, jakością, magazynem i finansami, wspierając automatyzację procesów, zgodność z normami branżowymi oraz zwiększenie efektywności operacyjnej.Zobacz PriorityPriorityPriority to elastyczny system ERP dla firm z różnych branż, który integruje zarządzanie finansami, logistyką, produkcją, CRM i projektami, oferując intuicyjny interfejs, skalowalność i możliwość pracy w chmurze lub lokalnie.Zobacz
W skrócie

Co sprawdzić przy Macoli w Polsce

  • Jak system obsługuje polskie faktury i KSeF
  • Skąd pochodzą pliki JPK dla urzędu skarbowego
  • Kto jest lokalnym partnerem i jak wygląda wsparcie
  • Jakie wersje językowe widzą użytkownicy
  • Czy dane można bezpiecznie udostępnić innym systemom
Porozmawiajmy o Twojej architekturze
Kontekst

Macola w polskiej spółce: na co zwrócić uwagę, zanim połączysz ją ze sklepem

Na polskim rynku częściej spotyka się systemy krajowych producentów niż Macolę. Producent opisuje ją jako oprogramowanie dla małych i średnich firm produkcyjnych i dystrybucyjnych, a jego ofertę kieruje przede wszystkim do takich przedsiębiorstw. Z takim systemem możesz mieć do czynienia na przykład wtedy, gdy polska spółka należy do grupy, która używa jednego ERP we wszystkich zakładach, albo gdy firma wybrała go ze względu na funkcje produkcyjne.

Zanim zaczniemy projektować integrację ze sklepem czy portalem B2B, ustalamy, jak firma radzi sobie z polskimi wymogami. To od nich zależy, który system jest źródłem prawdy dla dokumentów sprzedaży, a więc skąd integracja ma pobierać faktury i statusy płatności.

Polskie wymogi, które wpływają na integrację

  • Krajowy System e-Faktur. Od 2026 roku faktury w Polsce wystawia się obowiązkowo w KSeF, z harmonogramem zależnym od wielkości firmy. Trzeba ustalić, który system wysyła faktury do KSeF i jak numer KSeF wraca do sklepu lub portalu klienta.
  • Jednolity Plik Kontrolny. Ewidencje VAT i inne struktury JPK muszą być generowane zgodnie z polskimi schematami. Jeśli robi to osobny program, integracja musi uwzględniać także jego dane.
  • Polska rachunkowość i sprawozdawczość. Plan kont, zasady wyceny i sprawozdania finansowe prowadzi się według polskich przepisów, co w grupach międzynarodowych często oznacza osobny system finansowo-księgowy obok ERP centrali.
  • Język i dane kontrahentów. Opisy produktów, jednostki miary, adresy i numery NIP muszą być przechowywane w formie, która sprawdzi się w polskim sklepie i na polskich dokumentach.

Język komunikacji w projekcie

Gdy system ERP jest administrowany przez centralę grupy za granicą, część ustaleń technicznych odbywa się po angielsku, a część – z polskim zespołem sprzedaży i finansów. Specyfikację przygotowujemy tak, by była zrozumiała dla obu stron, a decyzje dotyczące danych zapisujemy w jednym dokumencie, do którego wszyscy mają dostęp.

Nie zgadujemy – sprawdzamy u źródła

Zakres lokalizacji systemu ERP zmienia się wraz z wersjami i dodatkami, dlatego nie opieramy się na ogólnych deklaracjach. Na początku projektu prosimy dział IT klienta lub partnera wdrożeniowego o potwierdzenie, jakie funkcje są faktycznie wykorzystywane w Twojej instalacji i jakie interfejsy wymiany danych są dostępne. Dopiero na tej podstawie proponujemy sposób połączenia i wycenę.

Ważne: nie doradzamy w sprawach podatkowych. Jeśli integracja dotyka dokumentów księgowych, uzgadniamy jej zasady z Twoim działem finansowym lub biurem rachunkowym.
Zakres integracji

Sześć kanałów, które łączymy z Macolą, żeby dane nie były przepisywane ręcznie

Nie każda firma potrzebuje wszystkich połączeń naraz. Zaczynamy od tego, które najbardziej obciąża zespół albo najczęściej powoduje błędy w obsłudze klientów.

01

Sklep internetowy

Produkty, ceny i dostępność trafiają do sklepu z ERP, a zamówienia wracają do Macoli jako dokumenty sprzedaży. Klient widzi realny stan magazynu, a dział obsługi nie musi ręcznie zakładać zamówień w systemie.

  • Stany i ceny z ERP
  • Zamówienia do Macoli
  • Statusy realizacji w koncie klienta
02

Portal B2B dla kontrahentów

Dla dystrybutorów i producentów sprzedających hurtowo najczęściej najważniejszy kanał. Kontrahent loguje się i widzi swoje ceny, rabaty, limity kredytowe, historię zamówień i faktury, a nowe zamówienia trafiają prosto do ERP.

  • Indywidualne cenniki i rabaty
  • Historia zamówień i dokumentów
  • Szybkie zamówienia po indeksach
03

Katalog produktów i dane techniczne

ERP przechowuje indeksy, ceny i stany, ale rzadko pełne opisy marketingowe, zdjęcia czy karty techniczne. Łączymy dane z Macoli z katalogiem produktowym lub systemem PIM, by na stronie pojawiały się kompletne, aktualne informacje.

  • Opisy i parametry techniczne
  • Zdjęcia i pliki do pobrania
  • Wersje językowe opisów
04

Formularze i CRM

Zapytania ofertowe ze strony trafiają do CRM lub bezpośrednio do modułu sprzedaży, z przypisaniem do kontrahenta, jeśli już istnieje w ERP. Handlowiec nie przepisuje danych, a firma wie, które zapytania zamieniły się w zamówienia.

  • Zapytania ofertowe do CRM
  • Rozpoznawanie istniejących klientów
  • Śledzenie źródła zapytania
05

Wymiana dokumentów z partnerami

Duzi odbiorcy często wymagają elektronicznej wymiany zamówień, awiz i faktur w ustalonym formacie. Pomagamy zaprojektować przepływ dokumentów między Macolą a platformami partnerów, współpracując z dostawcą usług EDI, jeśli firma z niego korzysta.

  • Zamówienia od sieci i hurtowni
  • Potwierdzenia i awiza dostaw
  • Kontrola błędów wymiany
06

Raporty i analityka

Dane sprzedażowe z ERP łączymy z danymi o ruchu na stronie i kampaniach. Dzięki temu wiesz, które kanały przynoszą zamówienia, a nie tylko odwiedziny. To element usługi analityki biznesowej.

  • Sprzedaż według źródła pozyskania
  • Raporty dla zarządu
  • Jedno źródło wskaźników
Architektura

Macola jako jedyny system czy obok lokalnego programu? Dwa modele, dwie integracje

Od tego, gdzie powstają faktury i gdzie prowadzona jest księgowość, zależy, z którym systemem łączymy sklep lub portal. Poniżej porównujemy dwa układy, które najczęściej spotykamy przy systemach ERP pochodzących z innych rynków.

Macola jako główny system

Produkcja, magazyn, sprzedaż i finanse w jednym miejscu

  • Jedno źródło danych o produktach, stanach i dokumentach.
  • Prostsza integracja: sklep i portal łączą się z jednym systemem.
  • Spójne raporty sprzedaży i produkcji.
  • Mniej miejsc, w których może powstać rozbieżność danych.
  • Wymaga potwierdzenia obsługi polskich wymogów w posiadanej wersji.
  • Zależność od dostępności lokalnego wsparcia.
Najprostszy układ dla integracji, jeśli wszystkie dokumenty sprzedaży powstają w Macoli.

Model dwupoziomowy

Macola w operacjach, lokalny system w finansach

  • Operacje zgodne ze standardem grupy, finanse zgodne z polskimi przepisami.
  • Faktury, KSeF i JPK obsługiwane przez znany księgowym program.
  • Możliwość stopniowego porządkowania procesów.
  • Integracja musi uwzględniać dwa systemy i ich wzajemne powiązania.
  • Większe ryzyko rozbieżności numerów dokumentów i statusów.
  • Więcej pracy przy testach i utrzymaniu.
Częsty układ w spółkach zależnych grup międzynarodowych. Wymaga dokładnego ustalenia, który system odpowiada za które dane.
Przebieg projektu

Od warsztatu do stabilnej synchronizacji: sześć etapów integracji z Macolą

Czas trwania zależy od liczby połączeń, dostępnych interfejsów i jakości danych w ERP. Podane terminy są orientacyjne i doprecyzowujemy je po pierwszym etapie.

1

Warsztat z zespołem i partnerem ERP

Spotykamy się online z osobami z działu sprzedaży, logistyki, finansów i IT oraz z partnerem odpowiedzialnym za Macolę. Ustalamy, jakie procesy mają działać automatycznie, który system jest źródłem których danych i jakie są ograniczenia obecnej instalacji.

1–2 tygodnie Wszystkie działy
2

Mapa danych i specyfikacja

Opisujemy, które pola z ERP trafiają do sklepu lub portalu, w jakim formacie, jak często i w którą stronę. Ustalamy zasady dla wyjątków: brakujących indeksów, zmian cen w trakcie zamówienia, anulowania czy częściowych dostaw.

1–3 tygodnie Specyfikacja do akceptacji
3

Wybór sposobu połączenia

Wspólnie z IT klienta wybieramy metodę wymiany danych: dostępny interfejs programistyczny, gotowy konektor, warstwę pośrednią albo wymianę plików. Bierzemy pod uwagę bezpieczeństwo, wydajność i to, kto będzie utrzymywał rozwiązanie.

Kilka dni Bezpieczeństwo danych
4

Budowa i testy na kopii danych

Integrację budujemy i testujemy na środowisku testowym albo kopii danych, nigdy od razu na produkcji. Sprawdzamy typowe scenariusze i przypadki brzegowe, a wyniki porównujemy z dokumentami utworzonymi ręcznie przez zespół.

3–8 tygodni Środowisko testowe
5

Uruchomienie z okresem przejściowym

Synchronizację włączamy etapami, na przykład najpierw dla stanów i cen, potem dla zamówień. Przez pierwsze dni zespół kontroluje wyniki, a my reagujemy na każdą rozbieżność, zanim dotknie ona klientów.

1–2 tygodnie Start etapami
6

Monitoring i rozwój

Każda synchronizacja zapisuje dziennik operacji i błędów, a o problemach informuje wskazane osoby. Po starcie możemy przejąć utrzymanie integracji i jej rozwój, na przykład o kolejne kanały sprzedaży.

Stała opieka Powiadomienia o błędach
Obszary danych

Pięć obszarów danych, które uzgadniamy przed pierwszą linią kodu

Większość problemów z integracjami nie wynika z technologii, tylko z niejasnych zasad: który system ma rację, gdy dane się różnią. Dla każdego obszaru ustalamy właściciela danych i kierunek ich przepływu.

Produkty i indeksy

W firmie produkcyjnej kartoteka towarowa w ERP zawiera zarówno wyroby gotowe, jak i surowce, półprodukty czy części zamienne. Do sklepu lub portalu trafia tylko wybrana część, dlatego ustalamy, po czym rozpoznać produkt przeznaczony do sprzedaży online i kto decyduje o jego publikacji.

Sprawdzamy też jednostki miary i opakowania: klient B2B może zamawiać w kartonach lub paletach, a magazyn liczy w sztukach. Przeliczniki muszą być spójne w obu systemach, inaczej zamówienia będą błędnie realizowane.

  • Które indeksy publikujemy
  • Jednostki miary i opakowania
  • Warianty i zamienniki
  • Opisy z katalogu lub PIM
Portal B2B

Osiem funkcji portalu B2B, które odciążają dział obsługi klienta

Dla producentów i dystrybutorów pracujących na ERP portal dla kontrahentów często daje więcej niż klasyczny sklep. Poniżej funkcje, które najczęściej zasilamy danymi z systemu ERP.

01

Ceny po zalogowaniu

Każdy kontrahent widzi swoje ceny netto, rabaty i warunki, zgodne z tym, co pojawi się na fakturze. Handlowiec nie musi wysyłać cenników mailem.

02

Szybkie zamówienie

Klient wpisuje indeksy i ilości albo wkleja listę z arkusza, zamiast przeklikać się przez katalog. Stałe zamówienia można powtarzać jednym kliknięciem.

03

Status zamówień

Informacja o przyjęciu, realizacji, wysyłce i fakturze pobierana z ERP. Mniej telefonów z pytaniem, co się dzieje z dostawą.

04

Dokumenty w jednym miejscu

Faktury, dokumenty dostawy, certyfikaty i karty techniczne dostępne do pobrania bez proszenia działu obsługi o kopię.

05

Limity i należności

Kontrahent widzi dostępny limit kredytowy i nierozliczone dokumenty, a portal może wstrzymać zamówienie wymagające akceptacji.

06

Wielu użytkowników firmy

Osobne konta dla zaopatrzeniowca, księgowej i kierownika, z różnymi uprawnieniami do zamawiania, akceptacji i podglądu dokumentów.

07

Reklamacje i zwroty

Zgłoszenie reklamacji z odwołaniem do konkretnej pozycji z faktury, które trafia do właściwej osoby z kompletem danych.

08

Wersje językowe

Jeśli sprzedajesz także za granicę, portal może działać w kilku językach i walutach, korzystając z tłumaczeń opisów z katalogu produktowego.

W skrócie

Co klient producenta chce wiedzieć online

  • Czy produkt jest dostępny lub kiedy będzie
  • Jaki wariant lub konfiguracja jest możliwa
  • Ile zapłaci przy swojej ilości
  • Na jakim etapie jest jego zamówienie
  • Gdzie znajdzie dokumenty i certyfikaty
Zaprojektujmy ten kanał
Specyfika produkcji

Strona i sprzedaż online firmy produkcyjnej pracującej na Macoli

Sklep z gotowymi produktami na półce to tylko jeden z modeli. Wiele firm korzystających z ERP dla produkcji sprzedaje wyroby wykonywane na zamówienie, w różnych wariantach albo w partiach o określonych parametrach. Dla nich strona internetowa ma inne zadania niż typowy sklep: musi pomóc klientowi dobrać właściwy produkt, podać realny termin i ułatwić kontakt z handlowcem.

Produkty konfigurowalne

Gdy produkt powstaje według wybranych przez klienta parametrów, strona może zawierać konfigurator, który prowadzi przez dostępne opcje i wyklucza kombinacje niemożliwe do wykonania. Wynik konfiguracji trafia do ERP lub do narzędzia ofertowego jako zapytanie albo zamówienie z kompletną specyfikacją. Zakres takiego rozwiązania zawsze uzgadniamy z osobami odpowiedzialnymi za technologię produkcji, bo to one wiedzą, co faktycznie da się wykonać.

Termin zamiast samego stanu

Przy produkcji na zamówienie informacja „brak w magazynie” niewiele mówi. Klient potrzebuje wiedzieć, kiedy otrzyma towar. Jeśli dane w ERP na to pozwalają, pokazujemy przewidywany termin wysyłki, a gdy nie są wystarczająco pewne – jasną informację, że termin potwierdzi handlowiec. Lepsza uczciwa informacja niż obietnica, której nie da się dotrzymać.

Treści, które sprzedają w B2B

Kupujący w firmach porównują parametry, normy, materiały i zastosowania. Karty produktów uzupełniamy więc o dane techniczne, pliki do pobrania i opisy zastosowań, a strukturę strony projektujemy tak, by dobrze odpowiadała na zapytania w wyszukiwarce. Dzięki temu integracja z ERP służy nie tylko obsłudze obecnych klientów, ale też pozyskiwaniu nowych.

Z doświadczenia: w projektach B2B najwięcej czasu zajmuje nie technika, lecz uporządkowanie danych produktowych. Warto zacząć od tego jeszcze przed wyborem rozwiązania sklepowego.
W skrócie

Jak chronimy dane z ERP

  • Baza ERP nie jest wystawiona bezpośrednio do internetu
  • Szyfrowane połączenia między systemami
  • Osobne konto techniczne z minimalnymi uprawnieniami
  • Dziennik operacji i powiadomienia o błędach
  • Przetwarzanie danych osobowych zgodnie z RODO
Omówmy wymagania IT
Bezpieczeństwo

Bezpieczne połączenie sklepu z ERP: dane firmy nie mogą stać się łatwym celem

System ERP przechowuje dane, których wyciek byłby dla firmy poważnym problemem: ceny zakupu, marże, warunki handlowe, dane kontrahentów i pracowników. Sklep czy portal B2B są natomiast dostępne z internetu i narażone na próby włamań. Integracja musi więc być zaprojektowana tak, by nawet w razie problemów ze stroną nie dało się przez nią dostać do całej bazy ERP.

Oddzielenie systemów

Nie udostępniamy bazy danych ERP bezpośrednio do internetu. Wymiana odbywa się przez interfejs, warstwę pośrednią lub bezpieczny kanał uzgodniony z działem IT, a sklep otrzymuje wyłącznie te dane, które są mu potrzebne do działania. Ceny zakupu czy dane pracowników nie mają powodu opuszczać systemu ERP.

Uprawnienia i rejestrowanie operacji

Integracja korzysta z osobnego konta technicznego, które może wykonywać tylko określone operacje, na przykład odczyt stanów i zapis zamówień. Każda operacja jest zapisywana w dzienniku, dzięki czemu w razie wątpliwości można odtworzyć, co, kiedy i skąd zostało zmienione.

Dane osobowe klientów

Zamówienia ze sklepu zawierają dane osobowe, a ich przekazywanie między systemami to przetwarzanie w rozumieniu RODO. Ustalamy, jakie dane są rzeczywiście potrzebne w ERP, jak długo są przechowywane w warstwie pośredniej i kto ma do nich dostęp. Jeśli w projekcie przetwarzamy dane w imieniu klienta, zawieramy odpowiednią umowę powierzenia.

Ważne: zasady bezpieczeństwa ustalamy z Twoim działem IT lub administratorem ERP. Jeśli grupa ma własne standardy, integrację projektujemy zgodnie z nimi.

Na co idzie czas projektu

udział w pracy, przykład

Wykres poglądowy przedstawiający orientacyjny podział pracy w naszych projektach integracyjnych; w konkretnym przypadku proporcje mogą być inne.

Czego unikać

Typowe błędy przy łączeniu ERP ze sklepem i portalem B2B

Integracje, które po kilku miesiącach trzeba przepisywać od nowa, zwykle mają wspólne przyczyny. Większość z nich da się wyeliminować na etapie planowania, zanim powstanie pierwsza linia kodu.

Brak właściciela danych

Jeśli opis produktu można zmienić zarówno w ERP, jak i w sklepie, prędzej czy później ktoś nadpisze czyjąś pracę. Dla każdego pola ustalamy, który system jest jego źródłem, a w drugim blokujemy edycję albo jasno oznaczamy, że zmiany zostaną nadpisane przy kolejnej synchronizacji.

Bezpośredni zapis do bazy ERP

Kuszącym skrótem jest zapisywanie zamówień prosto do tabel bazy danych systemu ERP. Omija to jednak logikę biznesową systemu, może naruszyć integralność danych i warunki wsparcia producenta. Jeśli tylko to możliwe, korzystamy z udokumentowanych interfejsów lub mechanizmów importu wskazanych przez partnera wdrożeniowego.

Synchronizacja bez obsługi błędów

Zamówienie, które nie przeszło do ERP z powodu brakującego indeksu, nie może po prostu zniknąć. Każda integracja, którą budujemy, ma kolejkę ponowień, dziennik operacji i powiadomienia, dzięki którym zespół wie o problemie, zanim zadzwoni klient.

Pomijanie aktualizacji systemu

Systemy ERP są regularnie aktualizowane, a zmiany w wersjach mogą wpływać na interfejsy wymiany danych. Integrację projektujemy tak, by zmiany po stronie ERP dotykały jak najmniejszej części kodu, a przed każdą większą aktualizacją Macoli warto przetestować połączenie na kopii.

Dobra praktyka: zanim zaczniesz projekt sklepu lub portalu, sprawdź jakość kartoteki towarowej w ERP: duplikaty, brakujące jednostki, nieaktualne indeksy. To najczęstsza przyczyna opóźnień.
Po uruchomieniu

Opieka nad integracją po starcie sprzedaży online

Integracja z ERP nie jest projektem, który kończy się w dniu uruchomienia. Zmieniają się cenniki, asortyment, procesy i wersje systemów, a połączenie musi za tym nadążać.

01

Monitoring synchronizacji

Śledzimy, czy wszystkie zaplanowane wymiany danych się wykonują, i reagujemy na błędy, zanim zauważą je klienci. Zespół dostaje czytelne powiadomienia zamiast technicznych komunikatów.

  • Powiadomienia o błędach
  • Kontrola kolejek
  • Okresowe raporty
02

Aktualizacje systemów

Przed aktualizacją ERP, platformy sklepowej lub wtyczek sprawdzamy, czy nie wpłyną na integrację, i testujemy ją na kopii. Współpracujemy przy tym z partnerem odpowiedzialnym za Macolę.

  • Testy przed aktualizacją
  • Plan wycofania zmian
  • Uzgodnienia z partnerem ERP
03

Rozwój o nowe kanały

Gdy pierwsze połączenie działa stabilnie, można dodać kolejne: portal B2B, marketplace, wymianę dokumentów z partnerami czy raporty. Każdy etap planujemy osobno, z własną specyfikacją i testami.

  • Kolejne kanały sprzedaży
  • Nowe obszary danych
  • Rozbudowa raportów
04

Wsparcie zespołu

Nowe osoby w dziale sprzedaży czy obsługi klienta muszą wiedzieć, jak działa przepływ danych i co robić, gdy coś się nie zgadza. Aktualizujemy instrukcje i prowadzimy krótkie szkolenia online.

  • Instrukcje dla zespołu
  • Szkolenia online
  • Pomoc przy nietypowych przypadkach
Koszt i czas

Co najbardziej wpływa na zakres i koszt integracji z Macolą

Nie podajemy ceny w ciemno, bo dwie integracje o tej samej nazwie potrafią różnić się zakresem kilkukrotnie. Poniżej czynniki, które oceniamy przed wyceną. Skala to nasza ocena ekspercka.

Dostępne interfejsy wymiany danych decydujące

Udokumentowany interfejs albo gotowy konektor znacznie upraszcza pracę. Gdy ich brakuje, potrzebna jest warstwa pośrednia lub wymiana plików, co zwiększa zakres projektu.

Jakość danych w ERP bardzo wysoka

Uporządkowana kartoteka towarowa i kontrahentów skraca projekt. Duplikaty, braki i niespójne jednostki trzeba poprawić przed uruchomieniem synchronizacji.

Złożoność reguł cenowych wysoka

Indywidualne cenniki, rabaty kaskadowe i progi ilościowe wymagają dokładnego odwzorowania i wielu testów, żeby cena w portalu zgadzała się z fakturą.

Liczba systemów w procesie wysoka

Model dwupoziomowy, osobny program księgowy, system magazynowy czy EDI oznaczają więcej połączeń i więcej scenariuszy do przetestowania.

Wymagana częstotliwość aktualizacji umiarkowana do wysokiej

Synchronizacja co kilka minut stawia wyższe wymagania niż aktualizacja raz na dobę, zarówno wobec integracji, jak i serwera ERP.

Dostępność partnera ERP umiarkowana

Szybkie odpowiedzi partnera wdrożeniowego w sprawie konfiguracji i uprawnień przyspieszają projekt. Brak kontaktu z nim potrafi go wydłużyć o tygodnie.

Jak pracujemy

Sześć zasad, których trzymamy się przy integracjach z systemami ERP

Integracja z ERP dotyka danych, od których zależą sprzedaż, produkcja i finanse firmy. Dlatego pracujemy według stałych reguł, niezależnie od wielkości projektu.

Najpierw procesy, potem technologia

Zaczynamy od tego, jak firma pracuje i co ma się zmienić, a dopiero potem wybieramy narzędzia. Integracja ma uprościć pracę zespołu, a nie zmuszać go do obchodzenia systemu.

Współpraca z partnerem ERP

Nie zmieniamy konfiguracji Macoli na własną rękę. Wszystko, co dotyczy samego systemu, uzgadniamy z jego partnerem wdrożeniowym lub działem IT klienta.

Testy na kopii, nie na produkcji

Każdą zmianę sprawdzamy na środowisku testowym. Uruchomienie na produkcji odbywa się etapami, z możliwością szybkiego wyłączenia synchronizacji.

Minimalne uprawnienia

Konto używane przez integrację ma dostęp tylko do tych danych i operacji, które są jej potrzebne. Połączenia szyfrujemy, a dostępy dokumentujemy.

Pełna dokumentacja

Przekazujemy opis mapowania danych, harmonogramów i obsługi błędów. Dzięki temu integrację może utrzymywać także Twój zespół lub inny wykonawca.

Uczciwe granice kompetencji

Nie sprzedajemy licencji, nie doradzamy w sprawach podatkowych i nie obiecujemy funkcji, których system nie ma. Jeśli coś wymaga innego specjalisty, mówimy o tym na początku.

Pytania i odpowiedzi

Macola, sklep i portal B2B: pytania, które słyszymy najczęściej

Uzupełnienie odpowiedzi z kompendium powyżej, skupione na integracjach i kanałach sprzedaży online.

Kto obecnie rozwija system Macola?
Macola jest obecnie produktem ECI Software Solutions. Wcześniej przez lata funkcjonowała w ramach grupy Exact jako Exact Macola, dlatego w starszych materiałach i w nazwach plików można spotkać obie nazwy. Przy integracji zawsze ustalamy, z jaką dokładnie wersją systemu i dodatkami pracujemy.
Czy Macolę da się połączyć z WooCommerce, Shopify lub PrestaShop?
Zazwyczaj tak, ale sposób zależy od instalacji. Jeśli firma korzysta z dodatku e-commerce lub gotowego konektora, sprawdzamy, czy obsługuje wybraną platformę. W innym przypadku budujemy połączenie przez dostępny interfejs albo warstwę pośrednią. Ostateczną rekomendację dajemy po analizie technicznej.
Czy potrzebujecie dostępu do serwera, na którym działa Macola?
Nie zawsze. Jeśli dostępny jest interfejs wymiany danych, wystarcza konto techniczne z ograniczonymi uprawnieniami. Gdy integracja wymaga instalacji usługi pośredniej w sieci firmy, robimy to we współpracy z działem IT, według jego zasad bezpieczeństwa.
Jak często mogą być synchronizowane stany i ceny?
Od aktualizacji w czasie zbliżonym do rzeczywistego po synchronizację raz na dobę. Częstotliwość dobieramy do rotacji towaru i możliwości serwera ERP. Często stany aktualizujemy częściej niż pełne dane produktów, które zmieniają się rzadziej.
Jak sklep obsłuży faktury z KSeF?
Faktura jest wystawiana w systemie, który w Twojej firmie odpowiada za dokumenty sprzedaży i jego komunikację z KSeF. Sklep lub portal może pobierać z niego gotowy dokument i jego numer, aby udostępnić je klientowi. Zasady takiego przepływu uzgadniamy z działem finansowym i dostawcą systemu księgowego.
Czy portal B2B pokaże każdemu klientowi jego ceny?
Tak, to jedna z podstawowych funkcji portalu. Ceny mogą być liczone w portalu na podstawie reguł pobranych z ERP albo pobierane jako gotowe wartości dla każdego kontrahenta. Wybór zależy od złożoności rabatów i liczby klientów.
Czy integracja przestanie działać po aktualizacji Macoli?
Nie powinna, jeśli korzysta z udokumentowanych interfejsów, ale ryzyko zawsze istnieje. Dlatego zalecamy test integracji na kopii przed każdą większą aktualizacją ERP, a w ramach opieki technicznej wykonujemy go razem z partnerem wdrożeniowym.
Ile trwa integracja sklepu lub portalu z Macolą?
Prosta synchronizacja produktów, stanów i zamówień zajmuje zwykle kilka tygodni. Portal B2B z indywidualnymi cenami, dokumentami i kilkoma systemami w procesie to projekt na kilka miesięcy. Dokładny harmonogram podajemy po warsztacie i przygotowaniu specyfikacji.
Co, jeśli w Polsce nie mamy partnera wdrożeniowego Macoli?
Wtedy współpracujemy z osobami odpowiedzialnymi za system w Twojej organizacji, na przykład z działem IT centrali grupy, albo z zagranicznym partnerem, który opiekuje się instalacją. Rozmowy techniczne możemy prowadzić po angielsku.
Czy przygotujecie też stronę firmową i jej pozycjonowanie?
Tak. Projektujemy strony firmowe dla producentów i dystrybutorów, z katalogiem produktów zasilanym danymi z ERP, i dbamy o ich widoczność w wyszukiwarce w ramach pozycjonowania. Dobrze opisane karty produktów pomagają zdobywać nowych klientów, a nie tylko obsługiwać obecnych.
Czy pomożecie, jeśli firma przechodzi z Macoli na inny system?
Za migrację samego ERP odpowiada zwykle partner nowego systemu. My zajmujemy się stroną internetową: przepięciem sklepu lub portalu na nowe źródło danych, zachowaniem historii zamówień klientów i adresów produktów ważnych dla SEO. Opisujemy to szerzej przy usłudze migracji danych.
Czy dane z Macoli można wykorzystać w kampaniach reklamowych?
Tak, w bezpieczny i zgodny z przepisami sposób. Można na przykład zasilać kampanie produktowe aktualną dostępnością i cenami albo mierzyć, które kampanie prowadzą do zamówień realnie zaksięgowanych w ERP. Dane osobowe klientów przekazujemy do narzędzi reklamowych tylko wtedy, gdy pozwalają na to zgody i przepisy.
Czy współpracujecie z firmami spoza Krakowa?
Tak. Nasze biuro znajduje się w Krakowie, ale projekty integracyjne prowadzimy zdalnie dla firm z całej Polski. Warsztaty, odbiory i szkolenia odbywają się online, a w razie potrzeby możemy przyjechać na spotkanie.
Czy zespół sam poradzi sobie z obsługą integracji?
Codzienna obsługa nie wymaga wiedzy technicznej. Przygotowujemy panel lub raport z informacją o synchronizacjach i błędach, instrukcję dla zespołu i krótkie szkolenie. Zmiany w samej integracji wymagają już programisty – naszego lub Twojego.
Czy integracja wpłynie na wydajność Macoli?
Dobrze zaprojektowana integracja nie powinna obciążać ERP w odczuwalny sposób. Pobieramy tylko zmienione dane, rozkładamy większe operacje na pory mniejszego ruchu i korzystamy z kolejek, zamiast odpytywać system przy każdym wejściu klienta na stronę.
Czy można zacząć od małego zakresu?
Tak, i często to zalecamy. Pierwszy etap może obejmować na przykład tylko stany i ceny w sklepie. Kolejne, takie jak zamówienia, dokumenty czy portal B2B, dodajemy, gdy pierwszy działa stabilnie, a zespół wie, czego potrzebuje dalej.
Czy integracja obejmie też marketplace’y?
Może. Jeśli sprzedajesz także na platformach sprzedażowych, stany i zamówienia z tych kanałów również powinny trafiać do ERP. Zwykle łączymy je przez sklep lub narzędzie do zarządzania wieloma kanałami, aby ERP miał jedno, spójne źródło zamówień internetowych.
Czy integracja zadziała, jeśli Macola jest hostowana zdalnie?
Tak, o ile dostawca hostingu lub administrator umożliwia bezpieczny dostęp do interfejsu wymiany danych. W takim przypadku uzgadniamy z nim sposób połączenia, adresy, z których będzie się łączyć integracja, i zasady monitorowania.
Czy klient zobaczy w sklepie te same nazwy produktów co w ERP?
Niekoniecznie. Nazwy w ERP są często skrótowe i pisane dla magazynu, a nie dla klienta. Zwykle w sklepie wyświetlamy nazwy i opisy z katalogu produktowego, a z ERP pobieramy indeks, ceny i stany, które łączą oba źródła.
Kto odpowiada za błędy w danych przesyłanych z ERP?
Integracja przenosi dane tak, jak zostały zapisane w systemie źródłowym. Odpowiadamy za poprawne działanie połączenia i zgodność z ustaloną specyfikacją, a za treść danych w ERP – osoby, które je wprowadzają. Dlatego na początku projektu pomagamy wychwycić i poprawić najczęstsze błędy w kartotekach.
Czy możecie ocenić, czy integracja w ogóle się opłaci?
Tak. Na warsztacie liczymy, ile czasu zespół traci dziś na ręczne przepisywanie zamówień, aktualizację cen i odpowiadanie na pytania o status dostaw, oraz jak często zdarzają się błędy. Na tej podstawie wspólnie oceniamy, które połączenia mają sens od razu, a które mogą poczekać.
Czy zbudujecie raporty sprzedaży na danych z Macoli?
Tak, w ramach analityki biznesowej. Dane z ERP łączymy z danymi o ruchu na stronie i kampaniach, a wyniki prezentujemy w czytelnych raportach. Zakres danych pobieranych z ERP uzgadniamy z działem IT, żeby raporty nie obciążały systemu w godzinach pracy.
Lista kontrolna

Osiem punktów do sprawdzenia przed integracją z Macolą

Przejdź przez tę listę razem z działem IT i osobą odpowiedzialną za ERP. Odpowiedzi skrócą analizę i pozwolą szybciej przygotować wycenę.

  • Wersja i dodatki. Jaka wersja Macoli jest używana, jakie moduły i dodatki są aktywne oraz czy planowana jest aktualizacja.
  • Interfejsy wymiany danych. Czy dostępny jest interfejs programistyczny, konektor lub mechanizm importu i eksportu, z którego może korzystać integracja.
  • Osoba kontaktowa po stronie ERP. Kto odpowiada za system: partner wdrożeniowy, dział IT centrali czy własny administrator.
  • Źródło faktur. W którym systemie powstają faktury, który wysyła je do KSeF i skąd pochodzą pliki JPK.
  • Kartoteka towarowa. Czy indeksy przeznaczone do sprzedaży online są oznaczone, a jednostki miary i opisy uporządkowane.
  • Zasady cenowe. Jak liczone są ceny i rabaty dla poszczególnych grup klientów oraz kto może je zmieniać.
  • Procesy wyjątków. Co się dzieje przy brakach, częściowych dostawach, zwrotach i anulowaniu zamówień.
  • Wymagania bezpieczeństwa. Zasady dostępu do sieci firmowej, polityka haseł i oczekiwania dotyczące rejestrowania operacji.
Słowniczek

Pojęcia z integracji ERP i sprzedaży online

Krótkie wyjaśnienia terminów, które pojawiają się w specyfikacjach i rozmowach o integracji.

ERP
System do planowania zasobów przedsiębiorstwa, łączący w jednej bazie m.in. sprzedaż, zakupy, magazyn, produkcję i finanse.
Integracja
Automatyczna wymiana danych między systemami, na przykład między ERP a sklepem internetowym, według ustalonych zasad i harmonogramu.
API
Interfejs programistyczny, przez który jeden system udostępnia dane i operacje innym aplikacjom w kontrolowany sposób.
Warstwa pośrednia
Osobna usługa pośrednicząca w wymianie danych między systemami, która tłumaczy formaty, kolejkuje operacje i obsługuje błędy.
Model dwupoziomowy
Układ, w którym centrala grupy używa jednego ERP, a spółki lokalne lub wybrane obszary korzystają z innego systemu połączonego z głównym.
Portal B2B
Serwis dla klientów biznesowych, w którym po zalogowaniu widzą swoje ceny, składają zamówienia i pobierają dokumenty.
PIM
System do zarządzania informacją produktową: opisami, parametrami, zdjęciami i tłumaczeniami, z którego korzystają różne kanały sprzedaży.
EDI
Elektroniczna wymiana dokumentów handlowych, takich jak zamówienia, awiza i faktury, w ustandaryzowanych formatach między firmami.
KSeF
Krajowy System e-Faktur, czyli państwowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych w Polsce.
JPK
Jednolity Plik Kontrolny, czyli zestaw ustandaryzowanych plików z danymi księgowymi i podatkowymi przekazywanych administracji skarbowej.
Kartoteka towarowa
Lista indeksów w ERP z ich podstawowymi danymi: nazwą, jednostką miary, grupą, cenami i parametrami magazynowymi.
Źródło prawdy
System uznany za nadrzędny dla danego rodzaju danych. W razie rozbieżności to jego wartości są uznawane za prawidłowe.
Konto techniczne
Konto używane wyłącznie przez integrację, z uprawnieniami ograniczonymi do operacji potrzebnych do wymiany danych.
Kolejka ponowień
Mechanizm, który przechowuje operacje zakończone błędem i automatycznie próbuje je wykonać ponownie, zamiast pozwolić im przepaść.
Mapowanie danych
Opis tego, które pole w jednym systemie odpowiada któremu polu w drugim i jak przekształcać wartości, na przykład jednostki, statusy czy kody płatności.
Produkcja na zamówienie
Model, w którym wyrób powstaje dopiero po złożeniu zamówienia, często według parametrów klienta. Dla sprzedaży online oznacza to konieczność pokazywania terminu realizacji zamiast stanu magazynu.
Integracja Macoli ze sprzedażą online

Połączmy Twoją Macolę ze sklepem, portalem B2B i raportami

Opisz, jak dziś przepływają dane między ERP a stroną, a na krótkiej rozmowie online ustalimy, od którego połączenia warto zacząć. Pracujemy z biura w Krakowie, z firmami z całej Polski.

Zostaw komentarz

Komentarze z wulgaryzmami, obraźliwymi słowami albo linkami do innych stron nie są publikowane.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Komentarze są moderowane.

Porozmawiajmy o Twoim projekcie

Opowiedz nam o swojej sytuacji – bezpłatnie ją przeanalizujemy i zaproponujemy plan działań. Odpowiadamy tego samego dnia, dyżur eksperta 24/7.